灾难恢复数字邮件室

灾难恢复数字邮件室

灾难恢复数字邮件室

挑战:

由于在家待在家里的订单意在减慢COVID-19的普及,一家位于洛杉矶的律师事务所在美国设有另外两个办事处,该公司正在努力完全适应远程工作。他们发现他们仍然需要定期将员工派到办公室以收集关键业务邮件。事实证明,此过程效率低下,邮件被延迟,员工面临不必要的风险。公司办公室积压了许多邮件,需要一种可以很快实施的邮件解决方案,但同时也要维护与处理法律文件有关的严格安全标准。该公司正在寻找可以在几天之内实施更好的邮件系统,同时还提供产销监管链跟踪和全面信息安全性的合作伙伴。

解:

Exela的数字邮件室(DMR)和基于Web的DMR门户提供了一种理想的解决方案,用于通过电子介质将物理邮件分发给远程工作人员。作为对COVID-19的回应,Exela开发了一种新的快速响应数字邮件解决方案,该解决方案能够在10天内实施。在这种情况下,Exela的快速响应团队与客户密切合作,在48小时内提出了解决方案建议。此后不久,就可以完成一份完整的工作说明,以满足业务需求文档,所需的工作范围(SOW)和快速部署的要求。 Exela提供了解决积压的邮件以及未来邮件量的100%的方法,并且还提供了安排在客户所在地提取和传输物理邮件的方式,以防止业务中断。为客户建立了一个邮政信箱,并建立了一个流程,将所有邮件从邮政信箱路由到Exela附近的邮件处理中心之一。这确保了一旦实施数字邮件室流程,公司就不必物理检索任何传入的邮件。在签署SOW的10天之内,Exela正在接收,处理和分发客户的邮件。除了提供能够处理公司100%邮件量的资源外,Exela的分布式处理设施网络和云托管的数据管理功能还可以确保分层灾难恢复保护。 Digital Mailroom客户始终受到完整的业务连续性计划和处理冗余的保护,而全球业务足迹和灵活的,与位置无关的软件平台则使之成为可能。

好处:
  • 解决方案可在10天内部署
  • 加强信息安全
  • 通过消除转寄邮件节省成本
  • 快速可扩展的操作
  • 随时随地通过云托管访问邮件
  • 易于使用的平台需要最少的培训
  • 业务连续性计划和多区域灾难恢复保护
  • 能够在基本解决方案的基础上使用Exela或第三方工作流解决方案启动下游处理
  • 使纸质邮件可搜索并易于共享