Exela的集中式邮件中心为员工提供技术支持

教育

Exela的集中式邮件中心为员工提供技术支持

#技术

挑战:

每个克利夫兰的锚定机构都运营着自己的邮件服务中心,该中心具有不同的系统,人员和设施。这会导致设备,劳动力和供应商冗余,缺乏标准化的USPS,HIPPA和ACA遵从性做法,以及邮件准备,传递和跟踪过程不一致。分散的服务交付模型还意味着增加了间接费用,并且对房地产的使用效率低下。机构采用技术的速度很慢,而是依靠手工分拣和其他手动过程。缺乏熟练的劳动力为处理和交付延迟与错误打开了大门。最后,没有跟踪系统或正式的监管程序链来确保邮件负责和安全。

解:

凯斯西方大学,克利夫兰诊所和大学医院合并了业务,形成了一个由Exela管理的单一集中式邮件中心。该设施提供以下服务:

  • 部门间快递服务
  • 出站/入站邮件收集
  • 分类并分配给适当的承运人
  • 出站/入站包裹感应
  • 出站计量和邮费感应
  • 邮费管理和报告
  • 无法投递邮件/包裹的研究
  • 基本邮件筛选

该设施位于克利夫兰的凯斯西大学(Case Western University)校园内,并鼓励当地居民就业,以帮助刺激周边地区的经济增长。 Exela提供全面的技能开发资源和培训,以促进专业知识和技术能力。

该功能可扩展以容纳大量入站和出站邮件。目前,Exela每年处理和计量超过510万件USPS出站邮件;每年接收,分类和交付520万件入站USPS邮件/包裹。通过将运营转移到Exela,枢纽受益于员工易于获得的技术融合。实施的技术包括:

  • 邮件分拣自动化技术(二维条码)
  • 邮件计量设备/报告(Novimetrix)
  • 包裹跟踪硬件和软件(Podtracker)
  • 在线报告/数据输入/数据库管理
优点:
  • 消除了冗余资源,包括两个设施
  • 75%的员工来自克利夫兰,高度集中于周围的社区
  • 锚点机构现有邮件服务的成本有望降低20%
  • 重新利用和/或消除了冗余资源
  • 集中的邮件操作和合并的工作流程,可以更有效地利用技术和实施最佳实践
  • 实施了更好的安全和质量控制措施,避免了机密信息的混杂
  • 实现过程效率,同时保持100%的准确性
  • 当前在其他提供商处执行Mail Hub功能的保留作业
  • 通过广泛的专业发展资源为高技能劳动力创造了机会