著名的律师事务所投资于舰队优化和战略人员配备解决方案,以提高效率和长期节省

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著名的律师事务所投资于舰队优化和战略人员配备解决方案,以提高效率和长期节省

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挑战:

由于对纸张的严格依赖以及对数字化的持续抵制,法律行业似乎有望从可管理打印服务(MPS)中获得最大收益。目前,律师事务所将其年收入的高达13.7%用于文档输出,其中大部分它将用于维护和供应费用。通过使用速度较慢且功能受限的老式打印机,公司在每个文档上的费率更高,同时在设备维修和更换方面投入了更多的资金。由于没有任何实质性的审计或报告工具,企业对其设备占用空间和生存能力的了解有限。关键性能指标(例如使用情况,停机时间和数量)无法准确测量,从而阻止了任何类型的主动决策或预防性维护。

在没有任何协调的技术支持的情况下,律师被迫牺牲可计费的时间来排查设备问题或更换耗材。此外,在没有使用数据或没有有效的审计跟踪的情况下,公司担心数据泄露风险的增加以及不遵守数据安全法规的情况。

一家总部位于纽约的Am Law 200律师事务所是众多受到这些问题影响的律师事务所之一,专门从事广泛领域的诉讼,包括诉讼,网络安全,就业和房地产。由于管理大量设备,过时的设备,效率低下的工作流程和生产率低下而导致的高昂成本,该公司向外部供应商寻求帮助。作为公司的长期合作伙伴和完善的MPS服务供应商,Exela具有独特的资格来接管公司的现场业务。

解:

意识到公司的近期和长期需求,Exela提出了一个多方面的解决方案,包括劳动力(人员配备,入职,培训,绩效报告)以及对公司车队的全面管理,包括设备更换,维修,优化建议,供应补货,以及跟踪和报告。

  • MPS服务
    • 在开始实施过程之前,Exela的团队对公司的设备进行了全面审核,以确定最佳的机队配置和规模
    • Exela用新的高速多功能设备(MFD)替换了公司的设备
    • Exela帮助该公司将其超过80台打印机的占地面积减少到29台MFD和不到15台打印机的组合,减少了45%的设备
    • Exela提供了所有碳粉,人工和零件以支持公司机队的日常维护
    • 常规设备操作:Exela清除了卡纸并管理了纸张库存
    • Exela管理用品的采购,交付和库存;已安装的墨粉和非墨粉耗材,以及适用的回收耗材
    • 设备维护/维修支持:Exela的团队根据预先建立的服务水平协议对持续的设备服务请求和升级进行了响应
    • 日常设备服务检查;纸张补给;主动设备维护和日常清洁
    • 战略建议-解决方案完全部署后,Exela继续与公司合作,寻找进一步节省成本和增强优化的机会。这包括减少设备冗余的建议,以及不必要的维修和更换。正在进行的工作还集中于减少可能中断与案例相关的关键活动的服务中断
  • 人员配备
    Exela现场工作人员经过严格的培训,以确保他们各自领域的熟练程度。该团队将每天主动检查和监控所有设备,执行例行按键操作Exela的员工将成为所有设备查询的第一响应者,并根据需要完成小规模维修,以保持最佳的设备正常运行时间。
  • 报告中
    为了使公司的运营更具透明度并促进优化,Exela提供了每月的管理报告,包括以下内容:
    • 每台设备上的总容量,分为副本,打印和扫描
    • 报告显示给定计费周期内的打印作业总数,以及这些作业是否按时完成
    • 装订和组装作业总数
    • 设备服务电话,电话时长和响应时间的详细列表
    • 公司要求的其他项目
结果:

在过去的几年中,由于劳动力优化,解决方案培训和设备减少等诸多因素的结合,该公司每年能够将成本降低10万美元以上。通过用新的多功能办公设备代替效率低下,过时的台式打印机,大大减少了公司的印刷机队。通过跟踪和审核设备使用情况和单个打印作业,可以提高效率和节省成本。实际上,浪费的打印量减少了10%。严格的安全控制和增强的活动监控降低了任何数据泄露的风险。随着用户享受更方便的设备配置和打印选项,员工的工作效率大幅提高。通过合并单个打印队列并减小机队规模,该公司减少了IT部门所需的时间和资源。一旦完全优化了车队,该公司还能够将其碳足迹减少30%。